ÊTRE / RESTER ORDONNÉ.E DANS SA BOÎTE MAIL

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ÊTRE / RESTER ORDONNÉ.E DANS SA BOÎTE MAIL

Que signifie l’adjectif ordonné. e ?
Selon une définition du PETIT ROBERT, ordonné signifie : « En bon ordre. ». Le nom ordre signifie lui-même « Disposition qui satisfait l’esprit, semble la meilleure possible ».
Quelles sont les fonctionnalités existantes qui permettent d’ordonner ?
Dans cet article je vais surtout vous parler de ma manière de garder ma boîte email Outlook ordonnée. Dans Outlook les dossiers, rendez-vous et tâches sont les principales fonctionnalités que j’utilise.
Dans Gmail, les filtres et les libellés sont les principales fonctionnalités que j’utilise.
Pourquoi le faire ?
Être ordonné contribue à réduire le sentiment de bazar et à avoir des routines qui permettent de prendre plus rapidement des décisions. 
Être ordonnée, pour moi, contribue à réduire ma charge mentale.
Avant de poursuivre votre lecture, je vous invite à répondre aux trois questions suivantes :
Pourquoi est-ce que je ressens aujourd’hui le besoin de rester ordonné. e dans ma boîte mail ?
Si je ne fais rien quelles seraient les conséquences pour moi à moyen et long terme ?
Combien de temps suis je prêt(e) à investir afin de garder, dans un ordre qui satisfait mon esprit une bonne fois pour toutes, ma boîte mail ?

Comment le faire ?
Dans l’article du mois de décembre, que je vous recommande vivement, je vous présentais ma méthode VICA pour organiser votre boîte mail.
Voici comment je vous propose d’appliquer cette méthode VICA pour rester organisé. e dans votre boite mail :
Visualiser : posez-vous quelques minutes et prenez le temps de répondre aux questions suivantes :
Sur une échelle de 0 à 10 (0 étant je ne me sens pas du tout ordonné. e et 10 étant je me sens ordonné. e), à quel point je me sens ordonné. e aujourd’hui dans ma boîte mail ?
Sur une échelle de 0 à 10 (0 étant c’est impossible pour moi et 10 étant — comme je le dis souvent à mes enfants — « Fingers in the nose1 »), à quel point j’arrive à rester ordonné ! e aujourd’hui dans ma boîte mail ?
Dans un monde idéal, pour quoi et comment est-ce que je voudrais ordonner ma boîte e-mail ?
La façon dont j’utilise ma boîte mail, aujourd’hui, peut-elle être améliorée ?
Ai-je une vision claire des actions que je dois poser en « réponse » à un élément que je reçois aujourd’hui dans ma boîte mail ?
Quels sont les types d’entrées je reçois aujourd’hui dans ma boîte mail ?
Identifier : Sur une feuille de papier, lister par type d’entrée les actions que vous posez ou devriez poser afin de traiter cet entrant jusqu’au bout.
Exemple : Lorsque je dois me rendre à un rendez-vous médical pour mes enfants, j’ai besoin de préparer des documents bien précis et anticiper les effets de bord. Ces documents dépendent du spécialiste à consulter. Pour le traitement de l’allergie au blé de mon aîné, je dois cuire à l’avance une certaine quantité de blé, préparer des activités pour l’occuper (ces rendez-vous durent plusieurs heures), prévenir de sa maitresse de son absence, m’assurer que mon conjoint prendra la suite avec les jumeaux ce jour-là.
Composer2 : Sur votre ordinateur, créer les modèles3que vous avez définis à l’étape précédente. Structurez ces modèles, lorsque c’est utile, en élément à faire, en cours et faits. Rangez-les dans un dossier facile d’accès pour vous.
Actionner : Actionner vos modèles à chaque fois que rencontrez une entrée type dans votre boîte mail.
Exemple d’un rendez-vous qui nécessite en amont des actions de ma part. Je crée le rendez-vous en utilisant le modèle qui convient. J’informe mon conjoint en l’ajoutant dans la liste des destinataires. Dans ce rendez-vous je glisse l’e-mail, afin de le retrouver plus rapidement le jour J. Dans la foulée, je crée une tâche qui est en fait une liste d’action à réaliser, avant et/ou après ce rendez-vous.


Les erreurs à éviter et mes parades
Les principales erreurs que j’ai commises et qu’il m’arrive encore de commettre4 sont :
Ne pas poser tout de suite la plus petite action qui me permette de commencer à rester ordonné. e. Lorsque je suis curieuse de lire un e-mail avant d’avoir le temps de le traiter entièrement, je repasse cet e-mail en non lu.
Répondre immédiatement à un e-mail : cela coupe la concentration. Il est recommandé de désactiver les notifications d’email (sonores et visuelles). Réservez une plage de temps quotidienne dans votre agenda à la gestion des e-mails. Lorsque vos collègues planifient5 une réunion ils pourront voir que vous êtes occupée à ce moment.
Utiliser sa boite mail comme une messagerie instantanée : les discussions peuvent se faire en face à face, au téléphone, par chat, en visio. Prévenez vos collègues afin qu’ils sachent comment vous contacter : informations à envoyer par e-mail, par messagerie instantanée ou par téléphone…
Considérer sa boîte de réception comme un lieu de stockage. La boîte de réception est un point d’entrée. Vous arrive-t-il de stocker/ranger votre courrier dans votre boîte aux lettres ? Avec Outlook, les e-mails sont des fichiers et à ce titre vous pouvez tout à fait les déplacer dans des dossiers de votre ordinateur afin de conserver tous vos éléments de travail à un seul et même emplacement. Donc, rangez cet email à la place qui vous semblera la plus juste pour vous.
Un petit plus pour finir
Dans Gmail j’ai découvert récemment l’utilité de créer des filtres d’attribution de libellés sans que les e-mails passent par la boîte de réception. Un moyen simple et efficace pour rester concentré. e sur ce qui compte vraiment.

1 Les doigts dans le nez.
2 Dans l’article du mois de décembre, je vous explique comment organiser votre boîte mail.
3 Vous trouverez facilement sur la toile comment créer des modèles d’emails, de rendez-vous ou de tâche.
4, Car je suis complètement imparfaite et que je travaille à m’améliorer.
5 Dans Outlook, il y a une fonctionnalité qui permet de voir les disponibilités de vos collègues

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